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机关会务工作“24节点法”




职场经验

机关单位“开会那些事儿”

会议是各级党政机关日常工作的重要部分。会议的组织与协调是会议圆满举行的基础,对此我们用“三步法”给大家点破“开会那些事儿” 。

简单来说就是:会前、会中、会后。听起来简单,但是里面的注意事项可不少,小编归纳了一下,主要有以下事项:

“凡事预则立,不预则废”




会前



16件必办事宜

1.拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。

2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会ag官网传递会议信息的主要方式,也是参会ag官网反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、ag官网平台要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作,关键在于落实会签制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。




3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时,使参会ag官网有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。

4.落实与会ag官网。按照会议通知要求的时间,对与会ag官网逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,汇总后拉出请假ag官网名单,并及时向有关领导报告。

5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排,报请秘书长同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。

6.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与会议场所联系沟通,预订会议室,并安排做好先期准备工作。




7.编印。与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会ag官网名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。

8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。

9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

10.制作会标。会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议,还需要悬挂党徽、党旗。




11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。

12.编制座区图,摆放座签。根据整理后的与会ag官网名单,合理安排与会ag官网的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。




13.组织调度会议用车。大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。

14.安排新闻报道。需要新闻报道的会议,要提前通知有关新闻单位,并要求其将记者名单报市委值班室,再按名单通知到具体人。

15.安排会场警卫和交通疏导。通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议,由于到会车辆较多,要安排交警在会场附近进行交通疏导。

16.电力保障。会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

“天下大事,必作于细”




会中



6大必走流程

(1)组织会议报到。会议报到是与会ag官网身份再确认的过程,是与会ag官网领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

(2)分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会ag官网桌上。要做到“三不”:即不错一字;不漏一份;不掉一人。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,确保不出差错。

(3)与音响师对接。准备一套会议材料,包括会议的主持词交音响师,以方便其把握议程安排与音响的调配。

(4)会议值班。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。值班ag官网要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。




(5)会场服务。提醒工作ag官网定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。

(6)维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关ag官网进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止,要注意做到言辞温和有礼,态度严肃认真,行动不愠不火。会议开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。

“慎终如始,则无败事”




会后



两大收尾要事

(一)会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。

(二)召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会ag官网对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结,连同其他会议文件,一并归档。

小编总结

相信各位通过这篇文章就可以了解并熟知机关单位开会的完整流程与注意事项了,将来若有重大会议交给您来操办,您一定能Hold住全场!

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