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用永中Office的邮件合并功能批量打印证书

每年六月份是各学校毕业生工作最繁忙的时段,学生资料、成绩、打印毕业证书等等,有大量的数据信息需要处理,必须要认真仔细对待的一份十分繁琐的工作。在传统情况下,我们手动在毕业证书上进行填写,十分烦琐。

而今天我们就利用永中Office 的邮件合并功能,来学习如何快速处理大批量的毕业证书,使我们各位老师的管理工作可以变得更为快捷轻松。

这里我们以制作初中毕业证书为例:

步骤一:制作证书模板

先建一个文件处理文档,选择“格式化--分栏”命令可以将页面设置为三栏的效果,在相应的位置输入对应的内容,将需填写学生信息的地方空出,可以制作出如图1的毕业证书效果。

图1

步骤二:建立学生资料库

切换到电子表格应用中,在工作表中将各个学生的毕业证年号、姓名、性别、学籍号等信息输入完成,如果有已好的文档,可以将内容直接复制到工作表中或将xls格式的微软导入到当前集成文件的电子表格中,完成后如图2所示:

小窍门:学生的学籍号一般由16位组成,输入单元格时会显示为科学计数法形式,不易查看,可以修改单元格格式为数值型即可正常显示了。

图2

步骤三:进行邮件合并

将打印毕业证书的资料准备好后,就可以利用永中Office强大的“邮件合并”功能快速完成工作了。

在文字处理应用中选择“工具--信件邮件--邮件合并”命令,按提示信息点击图上的折叠按钮(如图3),将自动切换到电子表格中应用中,然后拖拉选取相应的学生资料信息,返回文字处理中。

图3

之后会界面中会出现邮件合并的工具条,那么接下来在相应的位置插入对应的合并域信息,效果如图4:

图4

再点击邮件合并工具条上“合并到新文档”按钮,就会出现一个新的文档,其中已将每个学生的毕业证书填写完成了,可以浏览一下实际效果,如图5:

图5

然后在打印机中放好空白的毕业证书,点击“打印”按钮即可快速完成每位学生的毕业证书填写,最后只需盖上学校的公章就大功告成了。

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